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失敗回避!転職時の履歴書は手書き?パソコン?正しい書き方は?

転職時にまず用意するものが履歴書ですが、これを手書きにしたほうがいいのか、それともパソコンで作成しても大丈夫なのか悩みませんでしょうか?

ある調査によれば、Excelの企業、事業所へ導入率はほぼ99%ですから、それだけ浸透していればパソコンでも大丈夫だろうと思って提出すると、それが意外にマイナス評価の対象になることもあるのです。そんなことで書類選考に落ちたら馬鹿らしいと思いませんか?

 

そこでここでは、履歴書は手書きがよいのか、パソコンでもよいのか、という点と、併せてそれぞれの場合の履歴書の正しい書き方をご紹介します。

目次

履歴書を手書きとパソコンで作成した場合のメリット・デメリット

まず最初に、履歴書を手書きでする方がいいのか、パソコンでもいいのかという点についてです。実はそれぞれにメリットとデメリットがあります。

手書きにした場合

メリット

  • 丁寧さ、意欲の高さが伝わりやすい
  • 採用担当者によってはパソコンよりも評価が高い
  • 字体が違うので個性が出やすい
  • 字が上手い場合は、人格、能力が優れているような印象が与えられる

デメリット

  • 人によって文字の上手い下手があるので、評価に影響する
  • 作成するのに時間がかかる
  • 複数の企業に応募する場合、毎回書く必要がある

パソコンで作成した場合

メリット

  • 読みやすい
  • 複数の応募をする時に基本情報は転用できるので、時間が短縮される
  • パソコンスキルが証明できる
  • メールで応募できる場合もあるので便利
  • ネットの転職サイトにそのまま流用できる

デメリット

  • 無機質で意欲を伝えづらい
  • 採用担当者によっては「常識がない」「誠意がない」と判断される

履歴書を手書きにするかパソコンにするか判断のポイント

以上で見たように、手書きもパソコンも一長一短です。ただ、応募の効率を考えた時には、やはりパソコンで作成した方が便利だということは言えるでしょう。

ではどのような時に手書きにしたほうがよいのか、あるいは逆にパソコンが苦手でも頑張ってそれで作成したほうがいい場合もあるのか、という点について説明します。

手書きがよいケースとその理由

1 歴史のある日系企業や公庁関係への応募

歴史のある日系資本で、それもITなどの利用度が高くないだろうと思われる、伝統産業を基盤にしている企業の場合、あるいは官公庁関係の場合は、「手書き=誠意」ととらえる風潮が依然として残っているケースが多いです。したがってその場合は手書きのほうがよいでしょう。

2 採用担当者や役員の年齢層が高い企業への応募

年齢の高さはITリテラシーの高さと反比例することが多いです。逆に言えば、年齢が高い方が「手書き=誠意」「履歴書は手書きで書くことが常識」と考えている場合が多いということです。採用担当者の年齢は外部からはわかりませんが、役員の顔ぶれなどはホームページで確認できますから、年齢が高いようであれば、手書きにしたほうが無難でしょう。

3 事務職、秘書など業務に「手書き」がある職種への応募

最近は宛名データをExcelなどに入れておいてテンプレートで封筒に直接印刷をする場合も多いですが、依然として郵便の宛名を手書きにしている会社もあります。したがって、そのような業務を担当する可能性のある事務職や秘書などの職種に応募する場合は手書きにして、なおかつその字体がきれいで丁寧であれば、プラスに評価される可能性が高いです。

パソコンでの作成がよいケースとその理由

1 ベンチャー企業、IT企業、外資系企業などへの応募

日常業務をシステムで管理するのが当たり前のベンチャー企業、IT企業、外資系企業などでは、応募書類そのものもデータで管理している可能性が高いです。

そこに手書きの履歴書を送ると、あえてスキャンなどをしなければならない事態にもなり、「非効率な人」「前時代的な人」「社風に合わない人」という印象を与えてしまう危険性があります。その場合はパソコン作成が必須でしょう。

2 提出方法がWeb経由やメールの場合

Webやメールでの応募の場合は、パソコンで作成したもので提出するのが基本です。手書きの履歴書をスキャンしてPDF形式にして送ることも可能でしょうが、返って「変わり者」と思われてしまうでしょう。

迷ったら手書きで作成した方がリスクが少ない

以上のポイントで判断がつかない場合は、手書きの方がリスクは少ないです。それは以下のような調査があるからです。

採用担当者に、手書きの履歴書での応募とパソコンの履歴書での応募があった場合の印象を聞いたとおろ、「手書きで作成した履歴書での応募が有利」が28.7%、「パソコンで作成した履歴書での応募が有利」が3.0%でした。

「両者に全く差はない」が68.3%で1番多いのですが、たまたま応募した企業が28.7%に入っている可能性のほうが、3.0%の可能性よりも高いですから、リスクを回避するためには念のため手書きにしておいた方がよい、ということです。

引用元:ライフネット生命 2013年「新卒採用関係者の意識調査」

https://www.lifenet-seimei.co.jp/newsrelease/2013/4568.html#anchor8

転職成功者は手書き作成が多数

また、転職成功者1000人を対象にした調査では、履歴書を手書きで作成した人が77%で、パソコンでの作成は23%でした。

これは転職先企業すべてが対象ですから、上で挙げた判断基準は生きているものの、やはり迷った時には手書きにしておいた方がよいということです。

引用元:リクナビNEXT2017年「転職活動に関するアンケート」

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手書き作成の場合のポイント

では履歴書を手書きで作成する場合、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

様式、用紙の選び方

まず履歴書を書く様式です。基本は「JIS規格履歴書」ですが、職歴欄を広いもの、JIS規格ではないが類似したものなど種類があります。

転職に使う場合は、職歴を記載する行数が多いものや、自己PRや志望理由など自分がアピールしたい欄が広いものを選ぶのがベストです。ただし募集要項でJIS規格の履歴書と指定されている場合もあるので注意してください。

また用紙サイズはB4二つ折りとA3二つ折りがありますが、多くの企業の書類はA4サイズですから、A3を二つ折りにしてA4サイズにしているものを使いましょう。

筆記具の選び方

また手書きの場合は、筆記具の選び方も意外に重要です。それについては、以下のポイントに沿ってください。

使用するのは黒のボールペン

履歴書は正式文書ですから黒のボールペンが基本です。また通常のボールペンよりは万年筆やゲルインクのボールペンが文字がくっきりするのでおすすめです。必ず事前に試し書きをしてから、履歴書を書きましょう。。

消せるボールペンはNG

フリクションボールペンと呼ばれるいわゆる「消せるボールペン」は摩擦熱によって色が透明になるインクを使っています。つまり、何らかの原因でこすれるとその摩擦熱で消えてしまう危険性があります。ですから使わないようにしましょう。

修正液や修正テープもNG

履歴書は非常に公式性が高い文書です。そしてそのように考えている人も多いです。したがって間違えたら修正液や修正テープを使わずに「書き直し」ましょう。契約文書などのように、間違えた箇所に二重線を引いて訂正印を押すような修正方法もNGです。

記載上のルール

またこれはパソコンの場合でも同様ですが、履歴書としての形式を整えるための記載ルール、あるいは慣行としての記載ルールがありますので、それに沿っていないと「常識を知らない」ととらえられてしまいます。

ですから以下のルールを守って記載しましょう。

文章形式や年号は統一する

文章は「ですます調」で統一します。年号は平成、昭和などの和暦が一般的ですが、外資系企業やIT企業の場合は西暦がよいでしょう。

いずれにしても混合はNGです。数字は漢数字ではなく算用数字を使用しましょう。また、職務経歴書などのほかの応募書類も、履歴書で選んだ形式に揃えてください。

誤字、脱字チェック

どんなに内容的にアピールできる履歴書でも、誤字ひとつで台無しです。提出前には必ず誤字、脱字チェックをしましょう。できれば第3者に見てもらったほうが、文章のわかりやすさも含めて見てもらえますので、確実です。

パソコン作成の場合のポイント

次にパソコンで作成する場合は以下のポイントに注意してください。

フォーマットは自分で作らず、ひな形を利用する

履歴書をパソコンで作成する場合はネット上にある完成版のフォーマットやテンプレートをダウンロードして利用しましょう。

Word、Excelのどちらでもかまいませんが、いずれにしてもフォーマットを使わず、職務経歴書のように箇条書きにするのはNGです。

文字サイズとフォントは履歴書内で揃える

パソコンで作成する良さは「見やすいこと」です。しかし、形式に留意しないとそのメリットが生かせません。したがって以下のポイントに注意してください。

履歴書の中で、ある部分は明朝体、ある部分はゴシック体、というのはNGです。文字フォントを統一し、文字サイズを揃えましょう。

特にWebからダウンロードしたフォーマットの場合は、最初から文字サイズやフォントが設定されている場合が多いですから、きちんと自分で確認をして、バランスを整えるようにしましょう。

その時の基準は、

  • 文字サイズ(通常文):10.5ptまたは11pt
  • 文字サイズ(氏名やアピールポイントなど、目立たせたい部分):14p~18pt
  • フォント:明朝体

です。

印刷するうえでのポイント

またパソコンで作成したのち郵送する場合は、当然印刷というプロセスが入ります。ここが言ってみれば手書きの履歴書の場合の「書く」作業に匹敵する重要な部分ですから、以下の点に注意して作業しましょう。

サイズの選択と印刷方法

履歴書のサイズはA3二つ折りか、B4二つ折りが一般的です。ですから印刷時はA3またはB4の用紙を使いましょう。どちらも自宅ののプリンタでは印刷ができないことが多いので、コンビニの印刷サービスを利用しましょう。それができない場合は、家でA4サイズ2枚で印刷をし、履歴書にページ番号をふって、ホチキスではなくクリップで留めて提出しましょう。

紙は上質紙で

印刷用紙は家でプリントする場合は上質紙を選びましょう。上質紙は家電量販店や文房具店で購入できます。最近では履歴書印刷用の紙もあります。

写真は印刷後に貼付

パソコンで作成し、印刷したものを郵送、または持参するなど原本を提出する場合は、写真をデータ添付しそれも一緒に印刷するというのはNGです。履歴書を印刷をしてから、写真の原本を貼付しましょう。

添え状は手書きで

また、履歴書をパソコンで作成した場合でも、郵送時に一緒につける添え状は手書きが基本です。

メールで履歴書を送付する際の注意点

履歴書への写真添付

メールやWebで履歴書を提出する場合は、履歴書に写真ファイルを添付することになりますが、スマホなどで撮影した写真ではなく、データで納品してくれる写真館などがありますから、そこできちんと撮影した解像度の高い写真を使用しましょう。

ボックス式の自動撮影機などには、顔色などを補正してくれる機能もありますのでそれを使うのはセーフですが、画像加工ソフトで目の大きさなどを加工してしまうのは嘘の書類を提出したことになりますのでNGです。

Excelの場合の保存形式は「.xls」で

Excelで作成した履歴書はそのまま保存すると「.xlsx」というExcelの新しいバージョンでしか開けない形式になってしまいます。ですから古いバージョンでも開けるように「.xls」で保存しましょう。

特に官公庁はその場合が多いので要注意です。中には、提出後の改変を防ぐためにPDF化をする人もいますが、ダウンロードに時間がかかってしまったり、転職エージェントに提出して修正の指示が出た場合作業の手間が増えるので、Excelのままにしたほうが無難です。

ただし、また、ファイルには必ずパスワードをかけ、パスワードは履歴書を送ったメールとは別のメールでそれだけを連絡しましょう。

ファイル名は分かりやすく

ファイル名は、応募先企業からの指定がない限りは、履歴書であること、応募者の名前がわかること、を基本につけましょう。たとえば以下のようなものです。

  • Word:履歴書(自分の氏名)日付.doc
  • Excel:履歴書(自分の氏名)日付.xls

ただし外資系の場合はMacの場合もあるので、「Resume_name_西暦の年月日」がよいでしょう

整理して管理と保管をする

また履歴書を企業ごとに書き換えて提出している場合は、その応募企業ごとに保管しましょう。

具体的には、送ったファイル名とは別に応募先企業名を入れて名前を付けなおし、フォルダを分けて保存しましょう。

面接の際、履歴書の内容を踏まえて質問をされることもありますから、書いた内容を忘れてしまわないようにするためと、他の企業への応募内容と混同しないようにするためです。

まとめ

いかがでしたか。

履歴書はA3かB4で1枚という書く内容の少ない書類ですが、それは転職の成功を左右する可能性もある重要なものです。

採用選考の比重は職務経歴書の方が大きいですが、しかし配慮不足、常識不足の履歴書を提出したことによって、最初からマイナス評価を得て選考に臨むのは得策ではありません。

ですから、以上のポイントをしっかり確認して、より採用に近づく履歴書を作成しましょう。

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